🌒 Ewidencja Czasu Pracy Kierowcy Jak Długo Przechowywać

W odniesieniu do kierowców zasadnicze znacznie ma określenie czasu i miejsca pracy. Zgodnie z art. 2. pkt 4. Ustawy o czasie pracy kierowcy stanowisko pracy określane jest jako: siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, pojazd, który kierowca

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wszystkich swoich pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Taka dokumentacja stanowi podstawę do rozliczenia czasu pracy. Przekłada się ona na wysokość wynagrodzenia. Nieprowadzenie ewidencji może skutkować bardzo wysokimi grzywnami. Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?Przechowywanie dokumentacji rejestrującej czas pracy zatrudnionych osób Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Prawo nie narzuca wzoru, wedle którego powinna być prowadzona taka ewidencja. Pracodawcy mają więc wolną rękę, ale najczęściej decydują się na rejestr czasu pracy w systemie miesięcznym. Wskazano natomiast elementy, które powinny znaleźć się w dokumentach. Przede wszystkim powinny one zawierać informację o liczbie przeprowadzonych godzin. Za ponadprogramowe godziny, w szczególności nocne lub z okresu niedziel oraz świąt przysługuje inna stawka wynagrodzenia. Za pracę w dniach, które ustawowo są wolne przysługuje również dodatkowy urlop. Prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy powinna być rejestrowana na bieżąco, zawierać także wszystkie informacje dotyczące nieobecności (usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych), dyżurów, urlopów oraz zwolnień. Przechowywanie dokumentacji rejestrującej czas pracy zatrudnionych osób Przepisy regulują długość zachowywania takiej dokumentacji wyłącznie w przypadku kierowców. Ich ewidencję czasu pracy powinno przechowywać się przez okres minimum trzech lat, ponieważ przez ten czas można dochodzić wszelkich roszczeń pracowniczych. Zatrudnione osoby najczęściej domagają się wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny. Wskazane jest, aby ewidencję pozostałych pracowników również przechowywać przez okres trzech lat. Biorąc pod uwagę dzisiejsze możliwości technologiczne, dokumentacja ta wcale nie musi być prowadzona w wersji papierowej. Doskonałym rozwiązaniem będzie przechowywanie jej w wersji elektronicznej. Dokumenty nie będą zajmowały miejsca w archiwach, a poprzez umieszczenie ich np. w tzw. chmurze będziemy mieli pewność, że na pewno nie zaginą. Sporym ułatwieniem w prowadzeniu ewidencji są specjalne programy, które w łatwy sposób będą rejestrować czas pracy zatrudnionych osób. Obowiązku prowadzenia wspomnianej wyżej dokumentacji nie należy ignorować. Naruszanie przepisów bądź całkowita ich ignorancja jest uznawana za wykroczenie. Inspektor pracy może wnioskować o nałożenie grzywny dla takiego pracodawcy w wysokości nawet do 30 tysięcy złotych! Ewidencję czasu pracy powinno przechowywać się przez okres minimum trzech lat.

Przyjmuje się, że termin przydatności benzyny to 3 do 6 miesięcy. Olej napędowy wytrzyma jeszcze krócej. Tyle mówią jednak generalne zasady i przypadek, w którym paliwo jest przechowywane w otwartym pojemniku. W takim przypadku chłonie wilgoć, a do tego pod wpływem działania temperatury parują z niego lotne cząstki. ^{- Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika? Czy są w tym zakresie jakieś regulacje? – pyta czytelnik. Karta ewidencji czasu pracy obejmuje informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach. W stosunku do pracowników młodocianych zakład musi uwzględniać w ewidencji również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do ewidencji dołącza się wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny. Należy przyjąć, że ewidencja powinna być przechowywana przez trzy lata. Wynika to pośrednio z art. 291 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Celem zaś prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Na taki okres jej przechowywania wskazuje także art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1155 ze zm.). Jest to jedyna regulacja odnosząca się wprost do przechowywania ewidencji, ale dotyczy bezpośrednio tylko pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców. Okres trzech lat należy w tym wypadku liczyć od końca okresu rozliczeniowego czasu pracy, który obejmuje taki rejestr. Ewidencja nie jest dokumentacją wchodzącą do akt osobowych pracownika ani dokumentacji płacowej. Tylko w przypadku tych dokumentów obowiązuje 50-letni okres przechowywania, liczony od: - momentu ustania zatrudnienia – w przypadku akt osobowych lub - dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.}

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: liczba przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczba godzin przepracowanych w porze

Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w ramach 4 miesięcznego okresu rozliczeniowego. Jaka jest podstawa prawna konieczności przechowywania rozkładów czasu pracy oraz wniosków urlopowych przez pracodawcę? Odpowiedź: karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat. Natomiast żaden przepis nie nakazuje wprost przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów pracy . Przepisy nie nakładają na pracodawcę również obowiązku przechowywania wniosków urlopowych. Nie ma nawet obowiązku sporządzania ich na piśmie. Uzasadnienie: katalog obowiązków pracodawców dotyczących właściwego przechowywania akt osobowych pracowników i dokumentacji pracowniczej zawiera ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) - Dokumentacja osobowa i płacowa przechowywana jest przez okres 50 lat liczonego: - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej; - od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej (art. 51u ust. 1 Zgodnie z § 7 i 8 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) – dalej do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zalicza się kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Jak z tego wynika, karty ewidencji czasu pracy należy przechowywać przez 50 lat. Natomiast żaden przepis nie nakazuje wprost przechowywania indywidualnych rozkładów czasu pracy, tzw. harmonogramów pracy. Na podstawie art. 163 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak jednocześnie, ani przepisy ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.), ani rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) nie nakładają na pracodawcę przechowywania wniosków urlopowych złożonych przez pracowników. Nie nakazują nawet sporządzania ich w formie pisemnej. Obowiązek składania wniosków urlopowych na piśmie może jednak wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych, które mogą również przewidywać określony sposób (i czas i przechowywania). Jeśli jednak przepisów takich nie ma, pracodawca nie ma obowiązku dołączania wniosków urlopowych do akt osobowych pracowników. Kiedy pracodawca powinien tworzyć harmonogramy czasu pracy? Przez jaki okres należy przechowywać dokumentacje związaną z umowami cywilnoprawnymi? Jaki jest okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników? Tachograf to urządzenie pomiarowe, które rejestruje w sposób analogowy lub cyfrowy całą aktywność kierowcy. W zapisach tachografu można znaleźć między innymi informacje o: Czasie pracy kierowcy, w tym czasie spędzonym za kierownicą, na odpoczynku, czasie pełnionego dyżuru, itp. Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy, jak rozliczać dyżury kierowców, czy pory nocne – to tylko niektóre wątpliwości pracodawców, które wywołują przepisy krajowe (Ustawa o czasie pracy kierowców) oraz dodatkowo unijne. Poniżej prezentujemy kilka pytań często zadawanych ze strony Pod względem czasu pracy, jak należy zakwalifikować dowożenie kierowcy busem do ciężarówki nieznajdującej się w bazie przedsiębiorcy?Czas, jaki kierowca spędza na dojeździe do miejsca postoju pojazdu, który jest objęty zakresem Rozporządzenia lub powrotu z tego miejsca, jeżeli pojazd nie znajduje się ani w miejscu zamieszkania kierowcy, ani w bazie pracodawcy, w której kierowca zwykle pracuje, nie jest liczony jako odpoczynek lub przerwa. Wyjątek stanowi sytuacja, w której kierowca znajduje się na promie czy w pociągu i posiada dostęp do koi lub do kuszetki (zgodnie z przepisem zawartym w art. 9 ust. 2 rozp. WE 561/2006).Dowożenie kierowcy busem nie stanowi przejazdu prywatnego pracownika, jest to przejazd, który ma na celu podjęcie pracy we wskazanym przez pracodawcę miejscu, innym niż baza firmy lub miejsce zamieszkania kierowcy. Czas tego przejazdu powinien być udokumentowany przez naniesienie okresu dyspozycji, w przypadku tarczy analogowej czy wydruku – odręcznie, a poprzez wpis manualny - do cyfrowego Pora nocna. Jakie pory nocne dotyczą kierowców?Zgodnie z art. 21 i art. 2 ust. 6a ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 1517 Kodeksu Pracy, kierowców dotyczy:1. Pora nocna, która ustala dopuszczalny wymiar godzin pracy w nocy;2. Pora nocna, która ustala dodatkowe wynagrodzenia za czas pracy w z powyższym, przedsiębiorca zobowiązany jest do ustalenia dwóch niezależnych od siebie zakresów godzin dotyczących pory nocnej. Pierwszy zakres wynika z ustawy o czasie pracy kierowców. Zawiera on okres czterech godzin, mieszczących się w przedziale od do (np. okres między 00:00 a 04:00) określanych dowolnie przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Wówczas czas pracy kierowcy nie może przekroczyć 10 godzin w przepisach wewnątrzzakładowych należy określić drugą porę nocną, która obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami a (np. okres między 22:00 a 6:00). Za pracę w godzinach nocnych kierowcy powinien zostać wypłacony dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z wynagrodzenia minimalnego, a jeśli wypracuje nadgodziny w tej porze nocnej, dodatek w wysokości 100%.3. Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy kierowców, a kiedy obwieszczenie w zakresie czasu pracy kierowców?Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (zgodnie z Kodeksem Pracy). Jeśli u pracodawcy działa organizacja związkowa, zapisów tych dokonuje się układzie zbiorowym, który tworzony jest w porozumieniu z tą organizacją. W przedsiębiorstwach nieobjętych koniecznością tworzenia układów zbiorowych, zapisy te wprowadzane są regulaminem pracy. Nie ma konieczności wprowadzenia regulaminu, zgodnie z art. 104 §. 2 Kodeksu Pracy, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (wszystkie osoby pracujące w firmie na podstawie umowy o pracę). Gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, odpowiednich zapisów dokonuje się poprzez obwieszczenie o systemie czasu pracy i rozkładzie oraz okresie Ewidencja czasu pracy kierowców – przez jaki okres musi być przechowywana?Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie (zgodnie z art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców):1. Zapisów na wykresówkach,2. Wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,3. Plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,4. Innych dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców i rodzaj wykonywanej czynności, lub5. Rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1– jest zobowiązany przechowywać ewidencję:- 3 lata dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, - 2 lata dla pracowników zatrudnionych na umowie cywilnoprawnej/ ewidencja czasu pracy kierowców jest prowadzona w formie danych źródłowych (punkty 1 do 4), to muszą być one przechowywane: minimum 2 lata w przypadku kierowców osobiście wykonujących przewozy drogowe, lub osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe (samozatrudnienie/ umowa cywilnoprawna), natomiast dla kierowców pracujących na podstawie umowy o pracę minimum 3 lata. Jednak w sytuacji, gdy firma prowadzi ewidencję/rejestry czasu pracy (punkt 5) dane źródłowe zobowiązana jest przechowywać już tylko minimum jeden W jaki sposób rekompensujemy czas dyżuru?Zgodnie z regulacją zawartą w art. 9 ustawy o czasie pracy kierowców składnik dyżuru wynika z trzech poniższych sytuacji:1. Dyspozycji po normalnych godzinach pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę;2. Czasu oczekiwania na prowadzenie pojazdu w załodze, gdy pracownik siedzi obok kierowcy, który prowadzi pojazd;3. Czasu wymaganych przerw, które wynikają z ustawy czy rozporządzeń lub umów określają różne formy rekompensaty dyżuru, w zależności od rodzaju. Za dyżur kierowcy wskazany w punkcie a) kierowcy przysługuje wynagrodzenie, które wynika z osobistego zaszeregowania pracownika, najczęściej określane jest stawką miesięczną czy godzinową. Pracodawca ma także możliwość zrekompensowania poprzez udzielenie czasu wolnego w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Ustawodawca nie określił jednak okresu, do końca którego ten czas wolny powinien zostać „oddany”. W sytuacji, w której pracownik w umowie o pracę nie ma określonej stawki wynagrodzenia miesięcznego lub godzinowego, za dyżury przysługuje mu 60% wynagrodzenia, sytuacja taka może mieć miejsce przy zastosowaniu stawki akordowej. Firmy transportowe unikają tego typu rozwiązań w praktyce. Wynika to z regulacji art. 26 Ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą składniki, których wysokość jest uzależniona od liczby przejechanych przez kierowcę kilometrów czy ilości przewiezionego przez niego ładunku, nie mogą być przewidywane w warunkach wynagradzania (stosowanie ich mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drodze lub zachęcać do naruszania przepisów (WE) nr 561/2006).Nieco inne zasady dotyczą rekompensaty za okresy dyżuru wskazane w punkcie b) oraz c), za które przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy. Nie może być jednak niższe, niż w wysokości połowy wynagrodzenia wynikającego ze stawki zaszeregowania pracownika. Kwota ta stanowi więc 50% kwoty określonej dla dyżuru pracownika, który wynika z dyspozycji po godzinach pracy. Ustawodawca nie przewidział jednak rekompensaty czasem wolnym dyżuru 50%, natomiast w sytuacji niewypracowania danego wymiaru czasu pracy, dyżur ten może zostać zaliczony do godzin przestoju po to, ażeby pracodawca nie ponosił podwójnego kosztu (za czas godzin zaplanowanej, a niewypracowanej pracy, jak i za czas dyżuru wynikającego z przerw czy jazdy w zespole). Powyższe rozwiązanie potwierdził Sąd Najwyższy wyrokiem z dnia 18 stycznia 2012 r. II PK 116/11, który mówi, że dyżury, które przypadają na normalne godziny pracy powinny zostać zaliczone do czasu pracy, uzupełniając ten niewypracowany wymiar czasu pracy. Rozliczanie wykonane w ten sposób pozwala uniknąć sytuacji, w której kierowca będący w dyspozycji na fotelu pasażera zarabia lepiej niż jego zmiennik prowadzący w tym czasie pracodawców, w celu uniknięcia dokładnego określania ilości godzin co miesiąc, wprowadza ryczałt, który zawiera przewidywaną ilość dyżurów. Z powodzeniem stosuje się to rozwiązanie w przypadku wynagrodzenia za pracę w nocy oraz w godzinach nadliczbowych, jednak w przypadku dyżurów jest niestety kwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy. Kodeks Pracy nie przewiduje bowiem wynagrodzenia za ten składnik w formie zryczałtowanej. W takim wypadku, jeśli nie można określić dokładnej ilości godzin dyżuru (a musi to nastąpić max. 10 dni po miesiącu, który jest rozliczany), np. w wyniku długiej podróży służbowej kierowcy i niemożności odczytania danych z karty kierowcy czy wykresówki, przedsiębiorstwa stosują wypłacanie kwoty zaliczki na poczet późniejszych dyżurów, weryfikowaną z faktycznie powstałymi wyżej wymienionych pytań ze strony pracodawców, pojawiają się również sprawy, które są związane z kontrolą ITD, wysokością możliwych do nałożenia kar, a także pytania o przewóz w załodze i kwestie dotyczące rozliczania czasu pracy kierowców czy sposobem prowadzenia ewidencji. Warto więc cały czas na bieżąco sprawdzać zmiany w przepisach Włoch, Główny Ekspert OCRKKamil Wolański, Ekspert OCRK . 194 98 75 73 134 54 425 144

ewidencja czasu pracy kierowcy jak długo przechowywać